Interview - Kwaliteit; dankzij Zenya is kwaliteit altijd top of mind

Zenya; een compleet pakket wat aansluit bij vrijwel alle wensen

‘Toen ik bij CIRFOOD begon, anderhalf jaar geleden, had mijn voorganger al aardig wat voorwerk gedaan. Hij had al een shortlist gemaakt van softwarepakketten die mogelijk aan de wensen en eisen van onze organisatie zouden voldoen,’ begint Jeroen zijn verhaal.

‘Ik was vervolgens helemaal vrij om de keuze te maken. Voor mij stond voorop dat het systeem mij eenvoudig overzicht moest bieden. Zo konden we, voordat we Zenya gebruikten, niet op een gemakkelijke manier rapporten maken. Dat moest in mijn ogen echt anders, want dat is de manier waarop ik kan sturen op kwaliteit binnen een organisatie als de onze,’ vervolgt hij.

De keuze viel uiteindelijk op de software van Infoland, Zenya. ‘Zenya sluit voor ongeveer 90-95% aan op onze wensen en dat is gewoon heel fijn. Als ik een punt moet noemen wat ik minder vind, dan is het dat het eigenlijk teveel kan voor wat wij nu nodig hebben. Maar wie weet zeg ik in de toekomst wel: wat fijn dat dat ook kan, dus het is zeker niet negatief bedoeld.’

Borging van processen en workflows

Op dit moment gebruikt CIRFOOD Zenya DOC voor het vastleggen van werkprocessen en normeringen als ISO9001 en ISO14001. Dit wordt voornamelijk op het hoofdkantoor gebruikt. ‘Hiervoor was een vereiste dat documentbeheer geborgd is, maar ook dat iemand niet zomaar wijzigingen kan aanbrengen. Zenya DOC sluit daar dus perfect op aan,’ aldus Jeroen.

Voor het uitzetten van taakschema’s en het melden van incidenten en afwijkingen wordt Zenya FLOW gebruikt. Hier maken de medewerkers op de locaties gebruik van, zo worden de temperatuurmetingen op regelmatige basis met een workflow ondersteund, maar ook het inboeken van leveringen en het melden van incidenten in het kader van voedselveiligheid. Dit alles helpt om aan HACCP te voldoen.

‘Voor het melden van incidenten had ik de wens om hier een workflow aan te kunnen koppelen, zodat een melding niet altijd direct afgehandeld hoeft te worden. Van elke melding krijg ik een seintje, zodat ik kan bepalen of hier opvolging nodig is. Dat hebben we in Zenya FLOW ingericht, en dat werkt heel goed,’ gaat Jeroen verder.

‘Wat het fijne is, voor mij én voor de medewerkers op locatie, is dat alle belangrijke, terugkerende taken in taakschema’s zijn geplaatst. Zij krijgen nu een melding dat ze iets moeten gaan doen, zoals temperatuur meten, kunnen dat meteen doen en direct daarna weer door met hun werk. Wordt het niet op tijd gedaan, dan krijgen ze automatisch een herinnering,’ legt Jeroen uit.

‘Ik hoef hier zelf dus niet meer achteraan te zitten, tenzij taken te lang blijven openstaan. De rapportages zijn nog niet allemaal helemaal ingericht zoals ik het voor ogen heb, maar de trends zijn al wel zichtbaar. Zo zijn er locaties die vaak pas op vrijdagmiddag alles doen, en dan tegen afwijkingen aanlopen die pas later opgelost kunnen worden. Daar kan ik dan op gaan sturen.’

Jeroen ziet dat medewerkers hun weg al hebben gevonden met de mobiele versie van Zenya. ‘Als ze de temperatuur moeten meten pakken ze Zenya op hun eigen smartphone erbij om dit meteen, ter plekke, door te geven,’ aldus Jeroen. ‘Ook onze FOODIES, externe partijen die hun producten op onze locaties aanbieden, werken met Zenya en laten positieve geluiden horen.’

Daarom is hij nu bezig om per locatie een tablet met daarop de Zenya Capture App uit te rollen. Hij ziet het voordeel voor zijn branche wel voor het doen van meldingen en het opvolgen van taakschema’s met de app: ‘Eigenlijk stond dat pas voor eind 2022 op de planning, maar omdat we de afgelopen anderhalf jaar natuurlijk veelal dicht zijn geweest, konden we hier nu al mee aan de slag. Een voordeel van een bijzondere tijd.’

De toekomst van kwaliteit binnen CIRFOOD

Met de uitrol van de Zenya Capture App is Jeroen dus nog bezig, maar de locaties die dit al gebruiken zijn er enthousiast over: ‘Ze vinden het echt gemakkelijk in gebruik en zien vooral de tijdswinst van deze manier van werken.’

Daarnaast is Jeroen nog bezig met het inrichten van diverse rapportages: ‘Een systeem als Zenya moet voor je werken, het moet geen administratieve belasting worden. Als ik straks echt het gehele overzicht heb dankzij de rapportages, maakt dat mijn werk zoveel gemakkelijker. En dan kan ik me meer bezighouden met de inhoud van mijn werk, in plaats van met de (administratieve) randzaken.’

Hij is nog volop aan het optimaliseren dus. En daarvoor gebruikt Jeroen dankbaar de ondersteuning van de Functioneel Beheerdesk van Infoland: ‘Ik had een assistent maar gezien de situatie kon die helaas niet blijven. En ik heb de tijd en kennis niet om het allemaal zelf te doen. Hoe fijn is het dan dat ik jullie kan bellen en dat jullie mij daarbij helpen?’

In de toekomst ziet Jeroen ook nog mogelijkheden voor iQualify voor de borging van kennis. Ook heeft hij interesse in Zenya CHECK. ‘Op dit moment gebruiken we nog andere software voor auditmanagement maar mijn doel is wel om dat samen te gaan brengen met Zenya DOC en FLOW. Het is natuurlijk erg gemakkelijk als alles in één systeem staat. Het maakt het ook veel eenvoudiger om aan te tonen dat je aan de normen voldoet.’

We mogen wel stellen dat Jeroen tevreden is over Zenya en dat het hem helpt om de kwaliteit binnen CIRFOOD te borgen en vergroten. Kwaliteit kan door de gehele organisatie simpelweg niet meer vergeten worden en is nu altijd top of mind. Wel zou hij graag zien dat meer organisaties in de voedingsmiddelenindustrie hiermee gaan werken, want hij voelt zich op de Infoland Community soms wat alleen. Maar even serieus: hij ziet vooral dat het elke organisatie kan helpen bij het verhogen en behouden van kwaliteit.